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LetterXpress Anbindung

Veröffentlicht4. April 2023
Aktualisiert2. September 2024
Vonsupport@baebeca.de

Automatisierter Postversandt – easy!

Mit diesem Modul hast du die Möglichkeit PDF-Dateien aus Sticky direkt an LetterXpress zu übermitteln, damit diese im Anschluss postalisch als Brief an deine Kunden verschickt werden.

Belege, wie z.B. Rechnungen, können aus der Detailansicht heraus direkt als Brief in Auftrag gegeben werden. Neu importierte Belege, etwa von lexoffice.de, lassen sich ebenfalls direkt bei LetterXpress in Auftrag geben. Auch die Versendung einer PDF-Datei an mehrere Empfänger ist problemlos möglich.
 

Anwendungszwecke

  • Versendung von allen oder bestimmten Belegtypen an alle Kunden oder nur an ausgewählte Kunden
  • Manuelle Versendung von PDF-Dateien
  • Versendung von Belegen per Post bei nicht hinterlegter Email-Adresse
 

PDF als Brief versenden

PDF-Dateien können als Brief versendet werden, indem du entweder auf das gewünschte PDF klickst, dieses auswählst oder das gewünschte PDF in den Zielbereich „PDF als Brief verwenden“ ziehst.
 
Wenn du dich für das Versenden mit einem Deckblatt entscheidest, kannst du aus der Kontaktliste einen oder mehrere Empfänger auswählen. Wähle dazu „Brief mit Deckblatt an alle X ausgewählten Kontakte senden“. Sticky erstellt nun automatisch pro gewähltem Kontakt einen Brief aus dem ausgewählten PDF, der ein Deckblatt und die dazugehörige Adresse beinhaltet. Der Brief wird im Anschluss automatisch für den Versand an LetterXpress übermittelt.
Wenn die Adresse bereits im PDF-Dokument enthalten ist, kannst du diesen Schritt einfach überspringen und das PDF direkt mittels „Brief an 1 Empfänger versenden“ übergeben.
 

Versandprotokoll

Durch das Versandprotokoll wird dir ein detaillierter Überblick über deine Aufträge, die bei LetterXpress eingestellt wurden, ermöglicht. Hier kannst du problemlos den aktuellen Druck- und Versandstatus deiner Briefe einsehen. 

Je nach Berechtigung und Stand des Versandes, hast du in der Spalte „Steuerung“ verschiedene Optionen:
  • Abbruch des LetterXpress-Auftrags: Diese Möglichkeit besteht nur bis max. 15 Minuten nach Einstellung des Auftrages. Bei Überschreitung der Zeit wird ein Fehler angezeigt.
  • Abfragen des Auftragsstatus von LetterXpress
  • Aufruf des Auftrags auf der Website von LetterXpress
  • Erneute Auftragserteilung eines Briefs an LetterXpress
Weitere Details zum Versandprozess können über den verlinkten PDF-Dateinamen im Feld Steuerung abgerufen werden. In der folgenden Detailansicht wird ein Überblick über die wichtigsten Details geboten:
 
  • Versandstatus
  • Quelle des Versandauftrages (Belegdatensatz)
  • Einstelldatum
  • Falls vorhanden: übermittelter Kontakt
Sollten beim Einstellen Fehler von LetterXpress gemeldet worden sein, werden diese im LetterXpress-Status angezeigt (siehe auch unten bei Tipps).
 
 

Modul Einstellungen

  • LetterXpress API Zugangsdaten: LetterXpress Benutzernamen und API-Schlüssel. Die Daten findest du in deinem LetterXpress-Account.
  • Allgemeine Einstellungen: Es besteht die Möglichkeit des farbigen und beidseitigen (Duplex) Drucks. Um sicherzustellen, dass bei einem Duplexversand der eigentliche Brief vom Deckblatt getrennt abgeheftet werden kann, kann die Einstellung „Deckblatt mit leerer Rückseite“ aktiviert werden. 

Der Verbindungsstatus zeigt eventuelle Fehlermeldungen. Wenn es keine Verbindungsprobleme gibt, wird dir dein Guthaben angezeigt.

Bei Aktivierung des automatischen Versands nach Belegart, werden neu erzeugte Belege automatisch versendet, wenn im jeweiligen Kontakt das Attribut „Beleg Postversand“ im Tab „Zahlungskonditionen“ aktiviert ist. 
    • Der automatische Belegversand kann für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften jeweils einzeln eingestellt werden.
    • Zudem kann hier eingestellt werden, ob alle Belege immer mit einem Deckblatt versendet werden sollen oder nicht. 
LetterXpress erkennt automatisch die Adresse aus dem PDF. Wenn die Adresse jedoch nicht im vorgesehenen Bereich liegt oder andere Informationen enthält, kann dies zu Problemen führen. In diesem Fall kannst du ein Deckblatt aktivieren, das nur die Adresse an der gewünschten Stelle enthält. Prüfen kannst die dies über den Deckblatt-Vorschau-Button.
 
Bei den Belegversand Einstellung ist folgendes zu beachten:
 
  • Wenn die Einstellung „Belegversand mit Deckblatt“ aktiviert ist, wird ein Deckblatt erzeugt, welches die primäre Rechnungsadresse beinhaltet.
  • Wenn zusätzlich die Einstellung „Belegversand an Postadresse“ aktiviert ist, wird, wenn vorhanden, die hinterlegte Postadresse des Kontaktes auf das Deckblatt geschrieben. Falls diese nicht vorhanden ist, wird die primäre Rechnungsadresse auf das Deckblatt geschrieben.
  • Wenn allein die Einstellung „Belegversand an Postadresse“ gesetzt ist, wird ein Deckblatt mit der hinterlegten Postadresse erstellt, ansonsten wird kein Deckblatt erstellt.

Berechtigungen

Berechtigung für den Versand eines Briefs über LetterXpress: 
Unter „Rechte für normale Benutzer“ die Berechtigung „lesen & schreiben“ für die Datenstruktur „Brief versenden“ unter Datenstrukturen -> Letterxpress einstellen. 

Diese Einstellung ist auch notwendig, wenn Nutzer direkt von einem Beleg aus einen Brief versenden oder einen schon vorhandenen Briefauftrag erneut einstellen möchten.

Berechtigung für die Einsicht in das Versandprotokoll von LetterXpress: 
Unter „Rechte für normale Benutzer“ mindestens die Berechtigung „lesen“ für „LetterXpress Sendeaufträge“ unter Datenstrukturen -> Letterxpress einstellen.

Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer auch den Status von LetterXpress Sendeaufträgen aktualisieren, insofern dies noch möglich ist. Sollen Nutzer die Berechtigung haben Briefaufträge in der 15 Minuten-Frist noch zu stornieren, muss dort „lesen, schreiben & löschen“ hinterlegt sein.


Rahmenbedingungen

  • Ausschließlich DIN A4 Hochformat (297 x 210mm), andere Formate oder Ausrichtungen (z.B. Querformat) sind nicht möglich.
  • Schriften und Bilder müssen eingebunden sein.
  • Keine schreibgeschützte, verschlüsselte bzw. mit einem Passwort versehene PDF.
  • Maximale Dateigröße darf 50 MB nicht überschreiten.
  • Formularfelder bzw. interaktive Elemente vermeiden, da diese innerhalb der Produktion zu Fehlern führen.
  • Adobe Acrobat oder der kostenlose PDF24 Creator eignen sich am besten, um kompatible PDF-Dateien für LetterXpress zu erstellen.

Beispielszenarien

Das Versenden von einem spezifischen Beleg

Wenn das LetterXpress Modul aktiviert wurde, kannst du unter dem Modul „Belege“ einen einzelnen Beleg öffnen und dort über den Button „Beleg per Post versenden“ diesen ausgewählten Beleg nachträglich per Post versenden.

Dabei gelten die Einstellungen, welche unter den Modul Einstellungen des LetterXpress konfiguriert wurden.

Das Versenden von allen Belegen an alle Kontakte

Für den Versand aller Belege an alle Kontakt muss bei allen Kontakten in dem „Kontakte“ Modul der Haken „Beleg Postversand“ unter dem Reiter „Zahlungskonditionen“ aktiviert werden.

Wichtiger Hinweis:

Falls diese Einstellung für alle zukünftigen Kontakte, welche von dem verwendeten Buchhaltungsdienst synchronisiert werden, aktiviert werden soll, kann dies unter „Datenstrukturen“ vordefiniert werden. Dort kann unter „Kontakte“ -> „Zahlungskonditionen“ dem Checkbox Widget „Beleg Postversand“ ein Standardwert zugewiesen werden. Dieser muss auf „aktiviert“ gesetzt werden.

Damit nun alle Belegarten per Post versendet werden, muss folgende Einstellung aktiviert werden:

Unter „Firmeneinstellungen“ -> „Modul Einstellungen“ -> „LetterXpress“ -> „Automatischer Versand nach Belegart“ müssen alle Belegarten als „aktiviert“ gesetzt werden.

Mit diesen Einstellungen werden alle Belegarten, die von deinem ausgewählten Buchhaltungsdienst synchronisiert werden, an alle betroffenen Kontakte per Post versendet.

Falls du dich dafür entscheidest für alle bereits synchronisierten Kontakte den Post Versand zu aktivieren, musst du dies nicht bei jedem Kontakt manuell aktivieren. Sende uns einfach eine Mail mit deinem Anliegen an „support@baebeca.de“. Gerne unterstützen wir dich bei der schnellen Aktivierung.

Das Versenden von bestimmten Belegen an spezifische Kontakte

Damit nur bestimmte Kontakte Belege per Post erhalten, dürfen nur die betroffenen Kunden den Haken „Beleg Postversand“ unter dem „Kontakte Modul“ -> „Zahlungskonditionen“ gesetzt haben.
Falls du möchtest, dass zwar per Standard alle Kontakte den Post Versand erhalten, aber es gewisse Ausnahmen gibt, können, wie oben erwähnt, unter „Datenstrukturen“ den die Einstellung „Beleg Postversand“ den Standardwert aktiviert setzten.
Bei den Kontakten, welche dann keine Belege per Post erhalten sollen, muss dann manuell der Haken „Beleg Postversand“ deaktiviert werden.

Damit nur bestimmte Belegarten per Post versendet werden, kannst du unter „Firmeneinstellungen“ -> „Modul Einstellungen“ -> „LetterXpress“ -> „Automatischer Versand nach Belegart“  nur die gewollten Belegarten aktivieren.

Das Versenden von Belegen bei nicht hinterlegter E-Mail Adresse

Wenn du möchtest, dass Belege nur versendet werden, wenn bei den Kontakten keine E-Mail Adresse hinterlegt ist, kann folgende Konfiguration vorgenommen werden: 

Unter  „Firmeneinstellungen“ -> „Modul Einstellungen“ -> „Belege“ -> „Automatischer Belegversand – Einstellungen“ Aktivierung der Einstellung „Belegversand per Post, wenn keine E-Mail-Adresse im Kontakt hinterlegt ist“.

Tipps

  • Um sicherzustellen, dass der Absender und die Adresse korrekt angeordnet sind, kann der Versandübersicht auf den Button „In LetterXpressoberfläche anschauen“ (Globus-Icon) geklickt werden, um anschließend die PDF-Vorschau zu öffnen. Auf der ersten Seite wird ein roter Rahmen für das Adressfenster eingezeichnet. Wenn dort alles korrekt angezeigt wird, ist alles in Ordnung.
  • Sollte der Status „The shipping (national, international) could not be determined Status: 400“ angezeigt werden, bietet es sich an, den Brief mit einem Deckblatt zu versenden. Derzeit ist die Verbindung von Sticky zu LetterXpress so konfiguriert, dass der Versand national oder international automatisch von LetterXpress erkannt wird. Wenn jedoch im Adressfenster bereits ein Teil des eigentlichen Briefes, wie z.B. „Rec“ vom Briefbetreff „Rechnung“ steht, kann LetterXpress Probleme bei der Erkennung haben.
  • Erscheint der Fehler „This PDF document probably uses a compression technique which is not supported by the free parser shipped with FPDI. (See https://www.setasign.com/fpdi-pdf-parser for more details)“, liegt es daran, dass die PDF-Datei eine Kompressionstechnik verwendet, die von Sticky nicht unterstützt wird. Um das Problem zu beheben, kannst du folgende Schritte ausprobieren:
    1. Öffne die PDF-Datei auf deinem Computer.
    2. Überprüfe, ob du einen PDF-Drucker installiert hast. Falls nicht, kannst du einen kostenlosen PDF-Drucker wie „PDFCreator“ oder „CutePDF“ herunterladen und installieren.
    3. Öffne die PDF-Datei und wähle die Option „Drucken“ aus dem Menü „Datei“ in deinem PDF-Reader.
    4. Wähle den PDF-Drucker als Drucker aus. Stelle sicher, dass du die gewünschten Einstellungen für die Druckqualität und Seitengröße auswählst.
    5. Klicke auf „Drucken“ und wähle einen Speicherort für die neu gedruckte PDF-Datei aus. Gib einen Dateinamen ein und speichere die Datei.
    6. Sobald der Druckvorgang abgeschlossen ist, solltest du eine neue PDF-Datei ohne Kompressionstechnik erhalten.
    7. Verwende nun die neu gedruckte PDF-Datei anstelle der ursprünglichen Datei. Sticky ist jetzt in der Lage die PDF-Datei ordnungsgemäß zu verarbeiten.
    8.  Sollte das Problem immer noch bestehen, wende dich bitte unter „support@baebeca.de“ an den Support.
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