SEPA Überweisung & Rechnungsfreigabe
Sammelüberweisung
In dieser Ansicht kannst du deine Eingangsbelege zu einer SEPA-Datei für „Sammelüberweísungen“ zusammenführen.
Bankkonto
Sofern du mehrere Bankkonten definiert hast, kannst du auswählen, von welchem Bankkonto die Überweisungen ausgeführt werden sollen. Wenn in den Einstellungen das „Tageslimit“ aktiviert ist, werden die Konten automatisch deaktiviert wenn deine SEPA Datei das aktuelle Limit übersteigt.
Zahldatum
Du kannst – pro SEPA Datei – auswählen, ob die Überweisung sofort (also bei Ausführung der SEPA Datei) oder erst bei Fälligkeitsdatum des Beleges ausgeführt werden sollen. Wenn du die Funktion „Skonto & Freigabe“ nutzt, wird das Fälligkeitsdatum des Skontos genutzt.
Betrag & Teilzahlungen
Sollte für einen Beleg bereits eine Teilzahlung vorhanden sein, wird nur der noch offene Betrag in die SEPA Überweisung übergeben. Bei Belegen mit einem aktiven Skonto werden keine Teilzahlungen berücksichtigt.
SEPA Dateien
Hier hast du eine Übersicht über alle generierten SEPA-Dateien und kannst diese herunterladen.
Bankkonten
In dieser Ansicht kannst du deine Bankkonten pflegen. Sofern in den Moduleinstellungen aktiviert auch mit einem Tageslimit pro Konto, welches dann beim generieren von SEPA-Dateien entsprechend berücksichtigt wird.
Rechnungsfreigabe
Sofern in den Moduleinstellungen die „Rechnungsfreigabe“ aktiviert ist, werden dir alle Belege zur Zahlung angezeigt und müssen freigegeben werden. Bei der Freigabe kannst du zeitgleich einen eventuellen Skonto aufführen, der mit der SEPA Überweisung automatisch abgezogen wird.
Skonto
Es wird der Skonto-Prozentwert erwartet. Wenn kein Skonto gewährt wird, ist der Skonto-Wert „0“.
Notiz
- Ein „+“ symbolisiert, dass eine neue Notiz zum Beleg angelegt werden kann
- Ein „O“ symbolisiert, dass eine Notiz zu diesem Beleg existiert
Mehraugenprinzip
Zusätzlich kann in den Moduleinstellungen das „Mehraugenprinzip“ aktiviert werden. Wenn du dies aktivierst, erhältst du (als Administrator) an jedem Lieferanten einen zusätzlichen Tab „Rechnungsfreigabe“. Dort kannst du einstellen, von wie vielen Mitarbeitern der Beleg freigegeben werden darf und welche Mitarbeiter für diesen Lieferanten Belege freigeben dürfen.
Du siehst dann die Anzahl der erfolgten bzw. fehlenden Freigaben für einen Beleg sowie welche Kollegen bereits eine Freigabe erteilt haben oder noch ausstehen. Administratoren können einen Beleg natürlich überstimmen und auch sofort freigeben.
Tipps & Tricks
Rechnungen einzeln auf Kontoauszug ausweisen
Man kann bei seiner Bank die Funktion „Batchbooking“ aktivieren lassen. Diese Funktion hat in der Regel keine Zusatzkosten. (Uns wäre zumindest keine Bank bekannt).
Das Batchbooking sorgt dafür, dass, wenn man eine Sammel-SEPA-Datei einreicht, jede einzelne Transaktion einzeln als separate Buchung im Kontoauszug ausgewiesen wird.
Die Vorteile einer Batchbooking Ausweisung:
- Automatisierte Zuordnung der bezahlten Belege durch Buchhaltung möglich
- Sofern eine Rückbuchung erfolgt, muss nicht der ganze Sammler umständlich umgebucht werden. Alle Belege bis auf der fehlgeschlagene sind bezahlt, und ein Beleg bleibt offen.
- Transparente Übersicht auf dem Kontoauszug